Vincent Vanden Borre, CEO de l'Emaillerie Belge, peut en témoigner. Depuis 2016, il est à la tête des derniers émailleurs du Benelux. Il est parvenu à transformer une entreprise traditionnelle avec des processus tout aussi traditionnels en une machine huilée. Il est aussi actuellement le visage de la campagne vidéo de Teamleader, "Make time for what really counts", dans laquelle 3 entrepreneurs au dynamisme inépuisable partagent leur passion pour l'entrepreneuriat. Comment fait-il aujourd'hui pour rester concentré et gérer efficacement son temps ? La rédactrice de Bloovi, Magali De Reu, l'a mis à l'épreuve et lui a présenté 4 conseils pratiques.
1. S'engager sur une vision à long terme avec des objectifs à court terme
L'Emaillerie Belge a été fondée en 1923 et se consacre depuis à la production artisanale d'enseignes publicitaires et de signalisation émaillées. En 2016, Tanguy Van Quickenborne a repris l'entreprise et Vanden Borre l'a rejointe en tant qu'administrateur délégué. Le duo a rapidement su où il voulait aller avec l'entreprise. Une vision à long terme était de toute façon nécessaire pour garantir des activités ciblées et efficaces, c'est en tout cas ce qu'affirme Vanden Borre.
"Ceux qui veulent atteindre leurs objectifs doivent aussi être capables de dire 'non' de temps en temps".
"En tant qu'entrepreneur, il faut avoir une vision claire et être résolument guidé par elle", semble-t-il ambitieux. "J'ai tout de suite cru fermement en nos collaborateurs, au marché et au produit. Les critiques ont parfois osé affirmer que le monde de l'émail était presque mort. Mais j'ai tout de suite vu six ou sept choses inédites dans le secteur. Lorsque nous misons sur quelque chose de nouveau - de la production aux processus - nous savons toujours ce que nous faisons. Parce que nous ne jurons que par cette vision à long terme et que nous la communiquons de manière transparente à l'équipe."
Sur la base de la vision durable de l'Emaillerie Belges, des objectifs à court terme sont fixés tous les six mois. "Actuellement, une croissance substantielle est notre priorité absolue", déclare M. Vanden Borre. "À cette fin, nous avons fait réduire la production de l'entreprise il y a quelque temps - la qualité ne doit évidemment pas en souffrir. Pour atteindre nos objectifs, nous devons de temps en temps dire 'non' - cela fait aussi partie du processus. Si nous recevons une demande de parrainage qui ne correspond pas à nos calculs financiers ou à notre vision, nous devons rester fermes. C'est tout simplement une nécessité.
2. S'entourer des bonnes personnes
Tout le monde sait que l'on ne peut poursuivre une vision claire qu'avec une équipe solide. "Une partie de l'art d'une entreprise prospère consiste à s'entourer des bonnes personnes - je ne le sais que trop bien", estime M. Vanden Borre. "Surtout des personnes qui sont meilleures que vous dans certains domaines. En effet, en tant qu'entrepreneur, il est tentant de penser que tout ce que l'on fait soi-même, on le fait mieux, mais ce n'est pas le cas. Bien sûr, en tant que PDG, vous devez avoir des connaissances de base. Et si je constate que je ne les possède pas, je me forme. Mais il y a des limites : des connaissances fondamentales ne signifient pas que je dois être capable de tout mettre en œuvre moi-même. Mais au début, je veux pouvoir gérer mon personnel et le mettre sur la bonne voie. En fin de compte, une personne formée à la finance en saura généralement plus que moi. Il faut savoir lâcher prise".
"Une partie de l'art d'une entreprise prospère consiste à s'entourer des bonnes personnes - je ne le sais que trop bien".
Abandonner le contrôle n'est pas simple, même si Vanden Borre a considéré qu'il s'agissait d'un choix rationnel. "Quand la pression devient trop forte, il faut savoir faire des nœuds", explique-t-il. "Mais ce n'est pas non plus une histoire en noir et blanc : je continue à suivre, mais parfois de plus loin. Quoi qu'il en soit, on ne peut construire une entreprise que si l'on fait entièrement confiance à son personnel.
3. Optimisez sans cesse votre efficacité
Lorsque M. Vanden Borre a rejoint l'entreprise, il était urgent de rationaliser les processus. "L'ancienne direction s'en tenait à d'anciennes méthodes de travail, de l'administration à la vente", explique-t-il. "Nous avions le sentiment que les choses pouvaient être améliorées. Depuis mon arrivée dans l'entreprise, l'efficacité est un mot clé. Et surtout : évaluer en permanence comment nous pouvons faire encore mieux".
"Si quelque chose ne va pas, je veux savoir pourquoi. Non pas pour punir les gens, mais pour voir comment nous pouvons faire mieux la prochaine fois.
L'efficacité est une chose, y travailler en permanence en est une autre. M. Vanden Borre est convaincu qu'en tant qu'entrepreneur, il faut se lever chaque jour avec l'idée de faire les choses encore mieux qu'avant. "Lorsque je suis arrivé, j'ai été surpris de constater qu'il n'y avait pas de comptabilité analytique dans cette entreprise", indique-t-il. "Je l'ai créée à partir de zéro, mais depuis, elle a été mise à jour quatre ou cinq fois. Je continue à chercher des méthodes pour mieux faire, ce qui permettra d'optimiser le fonctionnement de l'entreprise.
Il va sans dire que ce conseil nécessite un suivi considérable. M. Vanden Borre ne fait pas de microgestion, mais si quelque chose ne va pas, il veut savoir d'où vient le problème. "Pour moi, un bon suivi est à peu près l'équivalent d'un contrôle de qualité. Par exemple, lorsqu'il est peu probable que le délai de livraison soit respecté, je veux savoir où cela s'est mal passé. Non pas pour punir les gens, mais pour voir comment nous pouvons faire mieux à l'avenir. Positif et constructif, c'est ainsi que les choses doivent se passer dans une entreprise en pleine croissance.
4. Faire appel aux bons outils
À l'ère de la numérisation, les outils nécessaires jouent également un rôle indéniable dans le bon fonctionnement des entreprises. Chez Emaillerie Belge, il y avait déjà beaucoup de travail. "Le fouillis administratif était presque préhistorique", se souvient M. Vanden Borre. "On nous donnait deux clés USB : l'une avec les offres et l'autre avec les factures. J'étais déjà conscient des possibilités offertes par les logiciels de CRM, de facturation et de gestion de projet, mais en tant que PME, nous ne nous intéressons pas aux géants du logiciel tels que Salesforce ou SAP. Grâce à ma femme, j'ai découvert Teamleader, que nous avons utilisé pour automatiser la facturation et la gestion des clients de l'Emaillerie Belge. Nous utilisons également le module CRM centralisé pour assurer un meilleur suivi des clients. Entre-temps, nous sommes passés à l'étape suivante : l'utilisation de la planification de projets pour relier notre administration à la planification de la production. Le gain de temps ainsi obtenu est phénoménal".
"L'enchevêtrement des tâches administratives relevait presque de la préhistoire. On nous donnait deux clés USB : l'une avec les devis et l'autre avec les factures".
L'entrepreneuriat implique beaucoup de choses. Il est essentiel de pouvoir se concentrer sur ses priorités, sur ce qui compte vraiment. Découvrez la campagne vidéo complète de Teamleader et laissez-vous inspirer par l'histoire et la passion d'autres entrepreneurs !
Article original : Bloovi Studio & Teamleader
